엑셀 고급 필터로 조건에 맞는 데이터 추출하기

목차

엑셀 고급필터
엑셀 고급필터

엑셀에 있는 ‘고급 필터’를 사용하면 조건에 부합하는 데이터만 추출해 내기 때문에 원하는 자료만 나오도록 만들 수 있습니다. 이때 고급 필터를 사용하려면 반드시 조건 범위를 지정해야 하므로, 빈 셀에 조건을 따로 입력하는 과정이 필요하죠.

고급 필터는 워낙 다룰 내용이 많아 글 하나에 담아내기엔 분량이 너무 많다고 판단하여, 가장 먼저 조건 하나로 고급 필터 사용하는 방법에 대해 우선적으로 다루게 되었답니다. 본 포스팅에는 고급 필터 사용 과정에 대한 내용이 담겨있으므로, 해당 기능이 생소하게 느껴지신다면 엑셀을 열고 따라 해 보시는 걸 권장 드려요 🙂

엑셀 EXCEL 고급 필터 사용 방법

엑셀 고급필터 사용 방법

고급 필터를 사용하기 전에 해야 할 일이 있습니다. 바로, 조건 범위를 만드는 것이죠. 여기서 첫 번째 행에는 필드명을, 두 번째 행부터 조건을 입력해 주셔야 조건 범위를 만드실 수 있답니다. 예를 들어, ‘자격증이 1급인 사람’의 데이터만 나오게 하려면 첫 번째 행에 <자격증> 필드명을, 두 번째 행에 ‘1급’을 각각 입력해야겠죠?

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이제 고급 필터를 사용해 볼 차례입니다. 상단 [데이터] 탭과 ‘고급’을 순서대로 클릭해 주세요.

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그럼 대화 상자가 나타나는데, 여기서 목록 범위와 조건 범위, 복사 위치를 모두 지정해야 원하는 데이터만 추출되도록 고급 필터를 사용하실 수 있답니다. 그렇다면 각각의 범위는 각각 어떻게 지정해야 할까요?

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우선, ‘목록 범위’는 기존에 입력된 모든 데이터를 마우스로 드래그하여 지정해 주세요.

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그리고 ‘조건 범위’는 따로 입력한 필드명과 조건이 적힌 셀을 지정해 주시면 됩니다. 목록 범위와 조건 범위의 차이는 위의 이미지를 보시면 쉽게 구분할 수 있으므로 참고하셔서 혼동하는 일 없길 바라요!

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마지막으로 ‘다른 장소에 복사’에 체크한 후, 추출할 데이터의 ‘복사 위치’를 정해주셔야 합니다. 이때, 주변에 데이터가 있으면 기존에 입력된 데이터가 덮어질 수 있으므로 반드시 주변에 데이터가 없는지 확인한 후, 빈 셀 하나를 클릭하여 지정해 주셔야 해요. 복사 위치까지 정하셨다면 [확인] 버튼을 눌러 고급 필터가 제대로 적용되었는지 확인해 주시면 되겠습니다!

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고급 필터를 적용하여 ‘자격증이 1급인 사람’만 추출해 보았습니다. 그랬더니 ‘자격증 = 1급’인 자료만 뽑아낸 걸 알 수 있군요. 이처럼 고급 필터를 사용하면 사용자가 원하는 자료만 추출하도록 만들 수 있답니다. 필요한 자료만 따로 보고 싶을 때 고급 필터 기능을 사용해 보세요!

부등호를 사용하여 조건 세우기

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한편, 부등호를 사용하여 특정 값보다 큰 값에 해당되는 자료만 뽑아내거나, 특정 값보다 작은 값에 해당되는 것들만 추출하도록 할 수 있습니다. 위의 자료에서 학점이 3.5 이상인 데이터만 뽑아내려면, 고급 필터를 사용하기 전에 어떤 작업을 해야 할까요?

엑셀 부등호

이번에도 똑같이 빈 셀에 조건 범위를 만들어 주시면 됩니다! 첫 번째 행에 <학점> 필드명을 입력하고 바로 밑에 조건을 적어주셔야 하는데, 이때 숫자 크기와 관련된 조건을 세우려면 숫자 값 앞에 부등호를 함께 넣어주셔야 해당 숫자보다 큰 값 또는 작은 값에 해당되는 자료만 가져오도록 할 수 있답니다.

여기서는 3.5보다 크거나 같은 값에 해당되는 자료만 가져와야 하므로 ‘>=’를 붙여야겠죠? 엑셀 부등호 기호 종류에 대해 궁금하시다면 하단의 표를 잠시 참고해 주세요!

 
부등호 정리

이제 상단 [데이터] 탭 > ‘고급’ 순으로 클릭한 후 목록 범위, 조건 범위, 복사 위치를 각각 지정해 주시면 됩니다. 앞에서 설명했던 것처럼 목록 범위는 기존 데이터가 적힌 셀을, 조건 범위는 조건이 입력된 셀을, 그리고 복사 위치는 빈 셀을 지정하는 거 꼭 잊지 말아 주세요! 모두 지정하셨으면 [확인] 버튼을 눌러 결과를 확인해 볼게요.

학점이 3.5 이상인 자료와 3.5 미만인 자료를 각각 추출해 보았습니다. 그랬더니 둘 다 숫자 크기에 맞는 데이터만 가져온 걸 볼 수 있군요. 이처럼 부등호 기호를 숫자 앞에 붙여주셔야 조건에 맞는 숫자 값이 입력된 데이터만 가져오도록 할 수 있답니다.

 

위의 이미지처럼 어떤 부등호를 입력했냐에 따라 추출되는 데이터 자체가 달라지므로, 고급 필터를 사용하기 전에 이상(>=)이나 미만(<) 등의 부등호 기호가 올바르게 입력되었는지 반드시 확인해 주세요!

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