엑셀 맞춤법 검사로 오타 수정하기
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엑셀 맞춤법 검사 기능이 있다는걸 알고 계신가요? 문서를 작업하다 보면 종종 맞춤법 오류나 오타가 생기게 됩니다. PPT나 워드 등 다른 MS오피스 프로그램에서는 문법이 잘못되었거나 오타가 발생했을 때 빨간줄이 생기지만, 엑셀은 빨간줄이 나타나지 않기 때문에 ‘맞춤법 검사’ 기능을 사용하여 잘못 입력된 부분을 수정해 주셔야 해요. 지금부터 엑셀에서 맞춤법 검사 기능을 사용하여 문법적인 오류나 오타를 수정하는 방법에 대해 알아보도록 하겠습니다!
엑셀 맞춤법 검사 사용 방법
먼저 상단 [검토] 탭을 클릭한 후, ‘맞춤법 검사’를 눌러주세요. (단축키 F7을 눌러도 사용 가능)
그럼 ‘맞춤법 검사’ 창이 뜨는 걸 볼 수 있답니다. 현재 작업 중인 시트 내에 문법적으로 잘못된 부분이 존재할 경우, 위와 같이 ‘사전에 없는 단어’와 ‘추천 단어’가 각각 표시되는 걸 볼 수 있어요. 여기서 올바르게 수정하려면 ‘추천 단어’를 선택한 뒤, [변경] 버튼을 눌러주시면 됩니다.
하지만 추천 단어에 올바른 맞춤법으로 되어있는 단어가 존재하지 않을 경우, 사용자가 직접 수정해 주셔야 해요. ‘사전에 없는 단어’ 부분을 클릭하고 텍스트를 수정한 후 [변경] 버튼을 누르면 똑같이 시트에 입력된 데이터가 수정되면서 맞춤법 오류나 오타 문제가 해결되는 걸 볼 수 있답니다.
혹시나 맞춤법 검사에 나온 단어지만 굳이 수정할 필요가 없다고 판단할 경우, [한 번 건너뛰기] 버튼을 눌러주시면 해당 단어를 수정하지 않고 건너뛰는 걸 볼 수 있습니다. 이렇게 계속해서 검사를 진행하다 보면…
위와 같이 ‘맞춤법 검사가 끝났습니다’라는 메시지와 함께 맞춤법 검사를 마치게 됩니다.
엑셀 자료에 오타나 문법 오류가 많을수록 문서 완성도나 신뢰도를 떨어트릴 수 있어요. 따라서 ‘맞춤법 검사’ 기능을 사용하여 오타를 줄이고 문법적인 오류를 최소화시켜야 조금이라도 완성도를 높일 수 있답니다.
유의 사항
그러나 여기서 주의해야 할 것이 있습니다. 바로, 엑셀 맞춤법 검사는 ‘띄어쓰기 단위’로 검사가 이루어진다는 것이죠.
위의 이미지에서 ‘지난 달수입’으로 입력된 셀을 유심히 살펴보세요! 텍스트 전체를 보면 당연히 ‘지난달 수입’으로 쓰는 게 맞지만, 아쉽게도 엑셀 맞춤법 검사는 띄어쓰기 단위로 검사했기 때문에 이걸 보질 못했던 것이죠.
이러한 문제 때문에 어떤 부분은 오류로 인식하지 않고 그대로 지나치는 상황이 생기기도 해요. 이처럼 엑셀 맞춤법 검사는 문법적인 오류를 완벽하게 해결해 주지는 않기 때문에, 일차적으로 맞춤법 검사 기능을 사용한 이후에 사용자가 다시 한번 검토하여 잘못된 부분을 찾아주셔야 한답니다.
사용자 지정 사전에 추가하기
또한 닉네임이나 이름, 회사명 등 고유명사로 입력된 부분 역시 문법적으로 잘못되었다고 인식하는 경우가 상당히 많았는데요, 이러한 문제는 ‘사용자 지정 사전에 추가’하는 방법으로 해결해 주시면 됩니다.
우측에 [사전에 추가] 버튼이 보이시나요? 이 버튼을 누르면 해당 이름이 ‘사용자 지정 사전’에 추가되면서 더 이상 오류로 인식되지 않는 걸 볼 수 있어요. 혹시나 자주 사용하는 이름이 시트 내에 존재한다면, [사전에 추가] 버튼을 눌러 해결해 주시면 되겠습니다!
마치며
여기까지 엑셀 맞춤법 검사 기능 사용 방법과 몇 가지 참고해야 할 점에 대해 포스팅해 보았어요. 100% 잡아내지는 않았으나, 문서에 들어간 데이터가 많거나 시간이 부족할 때 오타 및 기본적인 문법 수정하는 용도로는 가볍게 사용 가능하지 않을까 싶습니다.
혹시나 엑셀 워크시트 안에 너무 많은 양의 데이터가 들어갔거나 검토할 시간이 부족하다면 엑셀에서 제공하는 맞춤법 검사 기능을 사용해 보세요. 오타 혹은 문법적인 오류를 조금 더 빠르게 수정해 주기 때문에 문서의 신뢰도와 완성도를 높이는 데 도움이 되어줄 겁니다 🙂
추가로 도움이 될만한 포스팅을 안내 해드리겠습니다. 엑셀 index match 함수 + 엑셀 시나리오 포스팅을 읽어보시고 엑셀 사용하실때 같이 응용 하시면 매우 유용 합니다!